Große Hindernisse bei der Zusammenarbeit in den Bereichen Forschung und Entwicklung sowie geistiges Eigentum: Wie man sie vermeiden kann

Bei jedem neuen Produktentwicklungsprojekt ist es wichtig, dass das F&E-Team und das IP-Team zusammenarbeiten. In der Realität kann die Zusammenarbeit zwischen den beiden Abteilungen jedoch sehr schwierig sein, da sie aus unterschiedlichen Welten stammen. F&E-Mitarbeiter sind oft risikofreudig, während IP-Teams in der Regel eher risikoscheu sind. Ich wollte herausfinden, was die größten Hindernisse für die Zusammenarbeit zwischen F&E- und IP-Teams sind – und wie sie vermieden werden können.

9. August 2017

Laut einer Studie von Dougherty sind Patentabteilungen unterschiedliche organisatorische Einheiten, die unterschiedliche Denkweisen entwickelt haben. Diese Denkweisen resultieren aus unterschiedlichen Zielorientierungen, Abteilungsstrukturen, Routinen, Kulturen, Sprachen und Anreizsystemen, die Hindernisse für die Zusammenarbeit und Integration darstellen.

Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen kann schwierig sein, wenn diese unterschiedliche Ziele und Aufgaben haben. Die Hauptaufgaben der Forschungs- und Entwicklungsabteilung bestehen darin, die „nächste große Innovation“ zu entwickeln und technische Probleme zu lösen, während die IP-Teams Erfindungen bewerten, um die damit verbundenen Rechte an geistigem Eigentum zu schützen und zu verwalten. Auch wenn diese Aufgaben unterschiedlich erscheinen mögen, sind sie doch voneinander abhängig, weshalb die Forschungs- und Entwicklungsabteilung und die IP-Teams zusammenarbeiten müssen.

Die Forscher führten Fallstudien und Interviews zu fünf forschungs- und patentintensiven Unternehmen in Deutschland durch. Dabei stellten sie vier wesentliche Hindernisse für die Zusammenarbeit fest:

• Erstens unterscheiden sich F&E- und Patentfachleute in ihrer Zielorientierung: F&E-Fachleute sind technisch orientiert, d. h. sie konzentrieren sich darauf, eine starke technische Lösung zu finden, während Patentabteilungen rechtlich orientiert sind und sich darauf konzentrieren, die beste rechtliche Position zu erreichen.
• Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung hat einen flexiblen und informellen Prozess, während die Patentabteilung eher bürokratisch, hierarchisch und formell ist.
• Die Sprache zwischen den Abteilungen unterscheidet sich; Ingenieure und Wissenschaftler verwenden Fachsprache, während Patentabteilungen Rechtssprache verwenden.
• Und schließlich sind beide Abteilungen in der Regel räumlich voneinander getrennt, was die Kommunikation erschwert und letztlich die Zusammenarbeit beeinträchtigt.

Die Ziele jedes Teams aufeinander abstimmen

Die unterschiedliche Natur von F&E- und IP-Teams spiegelt sich in ihren Zielen und Verantwortlichkeiten wider. Aus diesem Grund kann die Zusammenarbeit eine Herausforderung darstellen, aber es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass ihr Ziel letztendlich darin besteht, das Unternehmen als Ganzes zu unterstützen. Laut Conley et al. 2013 spielt die Patentfunktion eine wichtige Rolle, und Unternehmen müssen ihre Integration in die F&E sorgfältig steuern. Die Integration der F&E-Funktionen leitet wichtige technologische, strategische und rechtliche Informationen in den Entwicklungsprozess neuer Produkte ein und erhöht somit die Wahrscheinlichkeit, dass neue Produkte erfolgreich sind. Durch die Nutzung der sich ergänzenden Fähigkeiten können F&E- und IP-Teams gemeinsam an Projekten arbeiten, um die Entwicklung neuer Produkte zu beschleunigen.

Darüber hinaus zeigen Untersuchungen von Granstrand, dass eine frühzeitige Einbindung der Patentabteilung in den Entwicklungsprozess neuer Produkte dazu führt, dass konzeptionell breiter angelegte Patente mit mehr Ansprüchen angemeldet werden und sich die Wettbewerbsposition des Unternehmens auf dem Markt verbessert. Der integrierte Ansatz führt zu einem effektiveren Patentportfolio und schützt das Unternehmen besser.

Durch das Verständnis wie sich die Aufgaben der einzelnen Abteilungen ergänzen und wie sie das Gesamtziel einer Organisation unterstützt, kann dies Teams dabei helfen, in den verschiedenen Phasen der Forschung und Entwicklung zusammenzuarbeiten.

Beispielsweise legen Untersuchungen von Ernst aus dem Jahr 2003 nahe, dass die Patentabteilung durch die Analyse von White Spaces Informationsdienste für die Forschung und Entwicklung in Bezug auf Wettbewerber, Strategien und interessante technologische Möglichkeiten erbringen kann. Dies kann der Forschung und Entwicklung dabei helfen, aufkommende Technologien zu identifizieren, die Strategien der Wettbewerber zu verstehen und ihre Entwicklungsaktivitäten zu priorisieren, was zu einer effektiveren Nutzung der Forschungs- und Entwicklungsressourcen führen kann.

Verschiedene Prozesse

Wie bereits erwähnt, haben F&E- und IP-Teams unterschiedliche Prozesse. F&E-Teams sind oft flexibler und informeller, während IP-Teams einen formellen und bürokratischen Prozess haben. Mckinsey weist darauf hin, dass ohne einen standardisierteren Prozess die unzähligen Variationen der Betriebsmodelle in verschiedenen Bereichen des Unternehmens die Zusammenarbeit zwischen den Teams behindern können. Dies schränkt die Innovation ein und hemmt den Austausch von Informationen und Fähigkeiten.

Unterschiedliche Prozesse können zu Konflikten zwischen den Abteilungen führen und die Zusammenarbeit beeinträchtigen. Wenn F&E-Teams IP als bürokratisch und unflexibel empfinden, vermeiden sie wahrscheinlich die Zusammenarbeit mit ihnen. Wenn IP-Teams F&E als chaotisch und riskant empfinden, sind sie möglicherweise ängstlicher und versuchen, ihre Projekte zu kontrollieren. Dies führt zu mehr transaktionalen Interaktionen anstelle eines integrierten, kooperativen Ansatzes, der die besten Ergebnisse liefert.

Wie kann diese Spannung aufgelöst werden? Es kann hilfreich sein, Prozesse zu standardisieren, damit beide Teams innerhalb desselben Gesamtrahmens arbeiten. Viele Elemente des Prozesses können jedoch für die eine oder andere Abteilung einzigartig sein. Deshalb müssen beide Teams ein Verständnis dafür haben, wie das andere Team arbeitet und warum es so arbeitet, damit sie auf produktive Weise das bekommen, was sie voneinander brauchen.

Zu viel Fachjargon

Herausforderungen bei der Zusammenarbeit können aufgrund der unterschiedlichen Fachsprache der einzelnen Abteilungen entstehen. Juristische Fachsprache und technische Fachsprache können die Kommunikation zwischen Forschungs- und Entwicklungs- sowie Rechtsabteilungen einschränken, da die Teammitglieder möglicherweise nicht vollständig verstehen, was das andere Teammitglied zu kommunizieren versucht. Dies führt zu Ineffizienzen und Verwirrung.

Laut einer Studie von Patako kann die Verwendung von Fachjargon dazu führen, dass sich Mitarbeiter irritiert und ausgeschlossen fühlen, wodurch sie letztendlich die ihnen mitgeteilten Informationen missverstehen, was sich sowohl auf die individuelle Produktivität als auch auf die Produktivität des Unternehmens auswirken kann.

Darüber hinaus haben laut einer Studie des Franklin Pierce Law Centre 75 % der Patentanwälte keinen technischen Hintergrund, und von denen, die einen haben, verfügen 33 % über fast keine praktische Erfahrung im Ingenieurwesen. Wenn Ingenieure also mit Patentexperten in Fachjargon sprechen, verstehen diese möglicherweise nicht unbedingt die Fachbegriffe, was zu Missverständnissen führen kann.

Da es nicht immer möglich ist, Teammitglieder zu finden, die sowohl die juristische als auch die technische Fachsprache beherrschen, ist es unerlässlich, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Teammitglieder frei fühlen, ihre Meinung zu äußern und um Klärung von Punkten zu bitten, die sie nicht verstehen.

Die Verwendung einer möglichst einfachen Sprache bei der Besprechung von Projekten trägt zu einer klaren Kommunikation zwischen den Teams bei. Bei größeren Projekten kann es sogar sinnvoll sein, in jedem Team eine Person zu benennen, die dafür verantwortlich ist, technische Details aufzuschlüsseln und zu übersetzen sowie die abteilungsübergreifende Kommunikation zu erleichtern.

Physische Trennung

Oftmals haben Forschungs- und Entwicklungsteams Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, da sie physisch in verschiedenen Büros oder sogar Ländern voneinander getrennt sind. Die Harvard Business Review hat dargelegt, dass die Arbeit aus der Ferne kompliziert sein kann, da sie die Denkweise von Teams beeinflusst. Sie kann ein „Wir-und-die-Anderen”-Denken fördern und dazu führen, dass Kollegen in Kategorien eingeteilt werden, anstatt sie als Individuen zu betrachten.

Entfernungen können auch zu Verzögerungen in den Forschungs- und Entwicklungsprozessen führen, da Teams an verschiedenen Standorten auf Rechtsgutachten zu Erfindungen und technischen Fortschritten warten müssen. Dies kann den Produktentwicklungsprozess verlangsamen, da viele E-Mails erforderlich sein können, um Ideen zu kommunizieren, die in einem kurzen persönlichen Gespräch sofort vermittelt werden könnten.

Regelmäßige Treffen in jeder Phase des F&E-Prozesses könnten dazu beitragen, diese Barriere für die Zusammenarbeit zu überwinden, indem sichergestellt wird, dass alles effektiv kommuniziert und Probleme offen diskutiert werden.

Forschungs- und Entwicklungs- sowie IP-Teams müssen in jeder Entwicklungsphase zusammenarbeiten, sei es durch regelmäßige Besprechungen, die Kommunikation über einen gemeinsamen Kanal oder durch einen Mitarbeiter, der in beiden Teams tätig ist, beispielsweise ein Patentingenieur mit juristischen und technischen Kenntnissen. Auch Technologie kann dazu beitragen, das Gefühl der räumlichen Trennung zu verringern, beispielsweise durch Bildschirmfreigabe, Skype-Chats oder andere Online-Tools für die Zusammenarbeit.